DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIÁRIOS E FUNDIÁRIOS (FGTS) – PRAZOS MÍNIMOS DE CONSERVAÇÃO.
Os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou dois anos da rescisão contratual, em face da alteração do prazo prescricional para o trabalhador urbano (art. 7°, XXXIX, da Constituição Federal – CF). Já os documentos relacionados a FGTS, principalmente os comprovantes de depósitos, devem ser guardados por, no mínimo, 30 anos (Lei n° 8.036/1990 e art. 55 do Decreto n° 99.684/1990). Entretanto, existem documentos que, por disposição legal ou por medida cautelar, devem permanecer arquivados por prazos diversos.
Cumpre esclarecer que contra empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional (CLT art. 440).
Assim, a partir da data em que mencionados empregados completarem 18 anos todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos adiante descritos (Quadro).
Os exames médicos admissional, periódico e demissional, compreendendo investigação clínica, devem ser guardados até que sejam renovados, o que, de acordo com a NR-7 – “Exames Médicos”, aprovada pela Portaria MTb n° 3.214/1978 e alterações posteriores, deve ocorrer com a seguinte periodicidade:
I – Investigação clínica:
a) De seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e operações insalubres constantes da NR-15;
b) Anualmente, nas demais atividades.
II – Investigação radiológica – Telerradiografia de tórax:
a) Exame admissional e /ou periódico; e
b) Anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado tenha trabalhado exposto a determinados agentes insalubres, constantes da NR-15, capazes de causar lesão pulmonar detectável por meio de telerradiografia.
Diante do exposto, observar os seguintes prazos para guarda de documentos.
DOCUMENTOS | PRAZO DE GUARDA | FUNDAMENTO LEGAL |
- Guias de recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional) - Mapa Anual de Acidentes do Trabalho (**) - Recibo de 13° salário - Recibo de abono de férias - Recibo de adiantamento do 13° salário - Recibo de entrega de Requerimento Seguro-Desemprego (SD) - Recibo de gozo de férias - Recibos de adiantamento - Recibos de pagamento - Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa. - Solicitação da 1ª parcela do 13º salário - Solicitação de abono de férias - Vale transporte |
5 anos | CF/88, art. &º, inc XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000.
(*) Portaria MTB nº 3.214/1978 – NR-5, subitem 5.40, letra “j”, na redação da Portaria SSMT nº 33/1983.
(**) Portaria MTb nº 3.214/1978 – NR-, item 4.2,letra “j”, na redação da Portaria SSMT nº 33/1983
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- Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos ao afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, guias de recolhimento etc.) - PIS?Pasep – a contar da data prevista para o seu recolhimento - Salário-educação | 10 anos | Arts. 348 e 349 do RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99.
Art. 10 do decreto-lei nº 2.052/83
Art. 1º do Decreto nº 3.142/99 |
- Declaração do Contribuinte Individual sobre valores descontados de sua remuneração por serviços prestados | 10 anos | Instrução Normativa SRP nº 03 de 14.07.2005, art. 81, I e §§ 2º e 3º |
- Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador) | 20 anos | Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR-7, na redação dada pela Portaria SSST nº 24/1994. |
- Documentos relativos ao FGTS | 30 anos | Art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 e art.55 de seu Regulamento aprovado pelo Decreto nº 99.684/1990 e Enunciado TST nº 95. |
- Livros de atas da CIPA - Livros de inspeção do trabalho - Contratos de trabalho - Livros ou fichas de registros de empregados - RAIS – o art. 7º da Portaria Tem nº 630/2003, que aprovou as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referentes ao ano-base 2003, dispõe: “O estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante 5 anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações para com o Ministério do Trabalho e Emprego: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos gerados em disquete; II – “o recibo de entrega da RAIS.” Contudo, por ser a RAIS um documento de suma importância, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada diretamente ao PIS/Pasep, recomenda-se que seja guardada por prazo indeterminado.
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Indeterminado |
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- Programa de Prevenção de Riscos Ambiente – PRPA - Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR - Programa de condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria de Construção – PCMAT - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PMSO - Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho – LTCAT - Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP - Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT |
Indeterminado | - Art. 158 da Instrução Normativa nº 118, de 14.04.2005, art. 158 e § 4º
- Art. 33 da Lei nº 8.212/1991 - Art. 233 do Decreto nº 3.048/1999 (RPS) |
A seguir, a legislação pertinente:
- Lei nº 8.036/1990;
- Decreto nº 99.684/1990;
- Decreto-Lei nº 2.52/1983;
- Decreto-Lei nº 1.422/1975;
- Portaria SSST nº 05/1994;
- Portaria MTb nº 1.022/1992;
- Portaria MTb nº 3.214/1978;
- Regulamento da Organização e do Custeio da Seguridade Social (ROCSS), aprovado pelo Decreto nº 3.048, de 06.05.1999;
- Regulamento de Benefícios da Previdência Social (RBPS), aprovado pelo Decreto nº 3.048, de 06.05.1999;
- Constituição Federal (CF).
LEMBRETE
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL
ODAS AS COOPERATIVAS DE SERVIÇOS MÉDICOS DEVERÃO PROVIDENCIAR O RECOLHIMENTO DA CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL SOMENTE PARA O SINCOOMED.
T
O PRAZO PARA O RECOLHIMENTO EXPIRARÁ NO DIA 31/01/2011.
A CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL É OBRIGATÓRIA POR FORÇA DE LEI FEDERAL – Arts. 579 e 580 DA CLT.
CASO PERSISTA ALGUMA DÚVIDA FAVOR ENTRAR EM CONTATO COM A ASSESSORIA JURÍDICA DO SINCOOMED – F. (11) 3107.3220.
e-mail: jroberto@sincoomed.org.br
José Roberto Silvestre
Assessor Jurídico Janeiro/2011
